Uanset størrelse, industri og geografisk område, så er der et par ting, som alle type virksomheder har til fælles. De arbejder alle ud fra et grundlag af kontrakter, om det så er medarbejderaftaler, samarbejdsaftaler eller andet, så er der altid kontrakter involveret.

Jeg har samlet 4 årsager til, hvorfor du bør gøre brug af kontraktstyring. De fleste virksomheder håndterer nemlig kontrakter manuelt (excel ark mm.), og hvis du gør det samme, så drop det og læs med herunder:

Først og fremmest bør du forstå fordelene ved et automatiseret kontraktstyringssystem. Blot fordi du tror, at dine kontrakter ikke er komplekse eller varierende nok til at du har behov for at implementere et kontraktstyringssystem, så tro om. Kompleksitet er nemlig blot en af dine udfordringer, som et system ville kunne hjælpe dig med.

Derfor skal du anvende kontraktstyring

Årsagerne herunder vil belyse hvorfor et system til at håndtere dine kontrakter, vil være værdiskabede for lige netop din forretning.

1. Hvorfor vil jeg have mine dokumenter og kontrakter samlet i ét sted?

Svaret er simpelt: fordi du ikke har råd til at oplære alle dine medarbejder som efterforskere, der er skal på jagt efter de forsvundne nøgledata, og dermed forsømme deres reelle opgaver, hver gang der eksempelvis er en revision. Ved at samle alle dine kontrakter i ét centralt lager, så vil du gøre denne proces meget lettere for dig og dine medarbejdere.

En SaaS løsning som COMAsystem vil bringe dine vigtige data til overfladen, og herefter hjælpe dig med at opbevare, analysere samt gennemgå tendenser, og dermed finde områder for potentiel risiko (kontrakt udløb mm.).  COMAsystem vil give hele organisationen muligheden for at handle proaktivt fremfor reaktivt, og være på forkant med eventuelle problematikker i forbindelse med kontrakter og andre dokumenter.

2. Er det enkelt og effektivt, at oprette nye kontrakter?

Ja, helt bestemt. Mange virksomheder har ofte kontrakter, der omfatter aftaler af ensartede vilkår, betingelser og retssikkerhed med jævne mellemrum. Det betyder at med COMAsystem vil du undgå at skulle spilde tid på at oprette den samme kontrakt flere gange. Ved at benytte standardskabeloner effektiviseres arbejdstiden blandt dig og dine medarbejdere.

3. Bliver jeg opmærksom, hvis en kontrakt fornyes?

Ja, hvis du ikke er opmærksom på ændringer i kontrakter, kan det i værste tilfælde skade din virksomhed. Derfor får du selvfølgelig notfikationer, så snart dine kontrakter fornyes automatisk. Du kan selv indstille advarsler og meddelelserbaseret på data, regler og datoer, som du gerne vil have opsat. Dermed går du aldrig glip af eller dukker op uforberedt på dine mest kritiske forretningsaftaler igen.

4. Persondataforordningen

Det går ikke længe før persondataforordningen træder i kraft, som vil påvirke alle virksomheder der operere inden for EU-landenes grænser. Kort fortalt, så vil nogle af de vigtigste punkter inden for persondataforordningen være:

• Behandlingen af personfølsomme data skal altid ske på en retfærdig og lovlig måde, hvor man viser rettidigt omhu.
• Du må ikke ændre i din oprindelige behandling af data.
• Du må kun opbevare personfølsomme data, så længe det er en absolut nødvendighed.